התובנות שלנו על החשיבות של מחוברות ארגונית בזמן משבר:

במצב של חוסר וודאות שאופף את כל העולם בימים אלו, עם ההבנה שככל שנקדים להיערך למציאות חדשה זו שנכפתה עלינו, כינסנו ישיבת הנהלה (אל דאגה,בזום כמובן 🙂 ) לדון במצב. מה זאת המפלצת הזו? איך היא הולכת להשפיע עלינו? כמה היא קרובה? הדיון הקודח כלל נושאים כמו האם עוברים לעבוד מהבית או לא? (הרוב חשבו שממש לא) איך להכין את המשרדים שלנו ברחבי העולם שיעמדו בסטנדרט ההגיינה הנדרש כתוצאה מהמצב (יאללה בואו נזמין מגבונים בכמויות), האם נוכל לקיים ישיבות עם מעל עשרה משתתפים (בשביל מה לקחנו משרד עם גינה?) ועוד. אם יש משהו, שהתחלנו להבין כבר לקראת סוף הדיון והחדשות שהתחילו להתפרסם על המעבר לעבודה מהבית והשבתת מערכות החינוך – שמעכשיו אין יותר כללי משחק מוגדרים. המציאות שלנו תשתנה מיום ליום ואנחנו צריכים להיות גמישים,אג’ילים, להתעדכן, לקבל החלטות חדשות במהירות עם ההבנה שמה שנכון להיום לא בטוח יהיה נכון למחר. אז מה עושים? נכנסים ללחץ!

 

צעד ראשון

לא, לא מה פתאום.
לא באמת נכנסנו ללחץ (רק אולי קצת מהעובדה שהילדים לא הולכים יותר לגן ולבית ספר). אז מה עשינו? כל אחד רץ לקנות בדחיפות ביצים ונייר טואלט (לא באמת) ולאחר מהדורת החדשות שעשתה קצת סדר בבלאגן, קבענו עוד שיחה שהיתה הרבה יותר עניינית ופרקטית עם אג’נדה מאוד ברורה: מתחילים מלהגדיר את המטרה שלנו להמשך ואיך מגיעים אליה. המנכ”ל שלנו מוטי, היה מאוד החלטי- החברה תמשיך להתקיים, אין כרגע צמצומים- להיפך, שגרת העבודה חייבת להמשיך בפול פוואר.

בנוסף, אנחנו צריכים לעשות הכל למען העובדים על מנת שיוכלו להמשיך לעבוד עם התחשבות מוחלטת ופתרונות לכל מה ש”מפריע” להם. המטרה: בסוף עידן הקורונה, אחרי שננצח את המפלצת הזו, Firedome  כחברה, תעמוד בכל המשימות שלה ותשמור על העובדים שלה.

על מגוון הפתרונות ושגרת העבודה החדשה, נספר מיד, כי תכלס זה מה שמעניין, אבל בתור מנהלת HR הבנתי מיד משהו חשוב בניהול משברים – מנהיג בטוח, שרואה מצד אחד את הסיטואציה הגלובלית ומצד שני חושב לפרטים על כל אחד מהעובדים שלו- עושה את כל ההבדל. הדבר יצר מיד תחושת בטחון ו”ביחד”. הסיטואציה שבה המנכ”ל יודע לאן הוא רוצה להגיע, מרגיע את האנשים הכי קרובים אליו, מתייעץ ומגדיר איתם ביחד את המשימות להמשך הם בהחלט הישג ראשון ולא מבוטל!

איך להמשיך לשבת ליד הקולגה שלי בימים שאין יותר משרד

הדבר הראשון שהיה חשוב לנו היה לייצר סביבת עבודה הכי קרובה לסביבת המשרד שלנו.

למה הכוונה? כולנו יודעים שהחלק הכייפי בלהגיע למשרד הוא לפגוש את החברה, הקולגה שיושב לידך במשרד, לנהל שיחות מסדרון, לנשנש במטבח, לפתור אתגרים מקצועיים על ידי “הפרעה” לקולגה שלך שיכול לעזור לך. אז מה עשינו?

שימוש באפליקציה webית מדהימה שנקראת Sococo. מדובר באפליקציה שמדמה את המשרד באופן מושלם: חדרי ישיבות, מטבח, open space. מעבר לכך שהיא נראית בדיוק כמו המשרד, כל מי שמתחבר יכול לנוע בין החדרים, לפגוש את הקולגות שלו, לנהל פגישות או שיחות חולין בוידאו. וואהו מהרגע הראשון זה הרגיש לנו כמו בבית! כאשר יוזרים מסויימים יושבים באותו חלל, הם יכולים להשאיר את האוזניות והמקרופון שלהם על ON ופשוט לפנות אחד לשני בספונטניות, ממש כמו שהיו יושבים אחד ליד השני/ה. האפליקציה מאפשרת אפילו להיפגש כל בוקר במטבח, להפעיל את המצלמה ולשתות קפה ביחד!

מה שלא צפינו היה, שבפעם הראשונה כל העובדים (35 במספר משלושה סייטים שונים!) חלקואת אותו המשרד! מאחר וכולם עובדים בשעות גמישות, יצא שהתחלנו פתאום לפגוש ברמה היומיומית קולגות מארה”ב למשל, עובדים שבדרך כלל היינו צריכים לתאם פגישות מראש כדי לדבר. הספונטניות והקלות שביצירת שיחה, היתה מורגשת אחרי ימים בודדים של עבודה מרחוק.

בתוך כל הבלאגן להמשיך ולחשוב על העובדים

אחד הדברים שציינתי בהתחלה היה שמה שהניע אותנו בחברה הוא לאפשר שגרת עבודה. רווקים בסדר, חצי צרה, חלק אוהבים לבוא למשרד, חלק מעדיפים מהבית וכו’, אבל מה עושים עם העובדים שהם הורים לילדים (חלק ניכר מהעובדים) שלעבוד מהבית באמת נשמע כמו סוג של סיוט מתמשך. החלטה אסטרטגית ראשונה היתה שעובדים עם ילדים קטנים יקבלו עזרה כספית לטובת מטפלת לילדים. כמובן, שצעד זה נעשה בשיקול דעת, תוך נקיטת כל אמצעי הזהירות ולפי התקנות.

הורים לילדים יותר גדולים יקבלו סיוע לבקשתם. מההצעות שהוצעו כתמיכה להורים לילדים יותר גדולים: סיוע כספי לטובת העסקת הילדים, מנוי לכבלים/ סטרימנג לבקשתם. הצענו גם רכישה של אקס בוקס. נכון, מדובר בהוצאה לא קטנה לסטארטאפ בזמן משבר וחלקכם אולי ירים גבה- אבל בסוף ההוצאה הכי גדולה שלנו היא האנשים. אם חלקם לא יצליחו לעבוד- החברה מפסידה הרבה יותר. ההחלטה עברה מהיום הראשון, כולם התארגנו ממש מהר וככה הצלחנו לשמור על מערכת עובדת ב 100% ועובדים מעריכים ומחוברים.

ביום השני לעבודה מהבית כבר קבעתי כמנהלת HR הדרכה לכל ראשי הצוותים על ניהול מרחוק. בעברי ניהלתי צוותים במזרח אירופה ולכן זה היה לי מאד טבעי ומוכר. התחלנו בפגישה שבה כל אחד ציין מה לדעתו יהיו האתגרים הגדולים בתקופה הקרובה וחשבנו ביחד על פתרונות. כמו כן, דיברנו על כלים פרקטיים שאמורים לעזור בניהול שכזה. סיכמנו שבסוף מה שהכי חשוב זה לשמור על תקשורת ברמה הבינאישית. מבין ההצעות הפרקטיות שהוצעו: העצמה של המובילים בצוות להיות מנטורים ולפנות באופן אקטיבי לחברה היותר צעירים בצוות ולוודא שהם בכיוון הנכון, פגישות סנכרון של הצוותים ולא רק של הצוות האורגני, לפתוח channels למשימות מורכבות שניתן לשאול שאלות ספונטניות, לחסום את היומן בתחילת/סוף יום עבודה על מנת שכל ראש צוות ללא יוכל גם להתקדם במשימות האישיות ללא הפרעות, לדאוג לתיעוד של כל הדברים ועוד.

אז אין יותר הפסקות קפה ו happy hour?

אם מטריד אתכם מה עשינו עם הפסקות הקפה, אז אצלנו במשרד שולט דווקא משקה שחור כלשהו ומוגז ודיאטטי שלא נעשה לו פרסומת.  גם בכך טיפלנו על ידי הוספת תקציב “נשנושים” לתן ביס של העובדים. בסייטים האחרים אגב, הוספנו תקציב נוסף מגולם במשכורת. 

לגבי Happy Hour – רעיונות רבים מציפים את הרשת לפעילויות בזום. גם אנחנו התאמנו את עצמנו והצלחנו לייצר מפגשים משעשעים עם משחקים, חידונים ואפילו פיצה (שובר משפחתי ששלחנו לכל אחד מהעובדים בבוקר עם הנחייה להזמין למפגש). כמובן שהכל התנהל בכל הסייטים עם ההתאמות הנדרשות. לכל המפגשים דאגנו להזמין בני זוג ו/או משפחה וגם כאן לחזק מחוברות של כל בני המשפחה ביחד.

בנוסף, בכל כמה ימים ניסינו לחשוב על דברים קטנים שייצרו תקשורת נוספת למשל: channel של Foodies בסלאק שבו עובדים מפרסמים תמונות של מה שהכינו לאכול (ולעיתים מתכונים). הרבה עובדים התחברו לרעיון והתחילו. 

לפרסם אפילו בסופי שבוע!

אימון משותף בזום אחת לשבוע- מי שרוצה מצטרף. 

הקמת קבוצת ווטסאפ עם בני זוג / משפחה שכל מטרתה פרסום מידע רלוונטי בזמן הקורונה- עסקים פרטיים של משפחה וחברים “שזקוקים” לדחיפה ולחשיפה, פרסום בני/ות משפחה עם מקצועות ייחודיים שיכולים לסייע למשל- רופאים, עורכי דין, רואה חשבון וכו.   

בסיכום שלושה שבועות של הקורונה אנחנו יכולים לומר בפה מלא כי אנחנו בדרך הנכונה! התפוקה שלנו נשמרה, רוב העובדים עם מוטיבציה ותחושה שלמרות הנתק- מצליחים לשמור על אנרגיה טובה ואופטימית. 

כמה תובנות נוספות לסיום:

1. המאמץ הזה הוא מתמשך ולא רק מתבטא בהגדרת המטרה ומציאת כלים טכנולוגים, אלא עבודה של ההנהלה כל הזמן לבקר ולשפר.

2. לא חייבים “לשפוך” המון כסף כדי שהעובדים יעריכו את מה שהחברה עושה בשבילם. 

3. בבחירת הרעיונות או הכלים שבהם בחרנו להשתמש עמדה תמיד השאלה – מה מתאים לתרבות הארגונית ולעובדים שלנו באופן ספציפי. לא כל רעיון שהבאנו התאים או שירת אותנו ולכן בחרנו בקפידה את אלו שכן. 


 

Book your personalized product demo today

We use cookies to ensure that we give you the best experience on our website.